Modul Bestellfreigabe

In der Bestellfreigabe werden Bestellungen überprüft, die der Warenkorb auf Grund von Budgetüberschreitungen des Mitarbeiters oder der Kostenstelle nicht automatisch an den Buchhändler weiterleitet. Außerdem können Firmen entscheiden, dass Ihre Mitarbeiter eine Bestellung nicht selber ausführen dürfen, aber Vorschläge unterbreiten können. Diese Bestellvorschläge werden über die Bestellfreigabe geleitet und dort entweder akzeptiert oder abgelehnt.

Die Bestellfreigabe steuert die Kontrolle laufender Ausgaben und unterstützt damit den Einkauf und das Controlling.

Arbeitsablauf Bestellfreigabe

Alle Artikel, die in die Bestellfreigabe laufen, sind in der 'Bestellfreigabe' aufgeführt, sowie nach Datum und Mitarbeiter sortiert.

Abbildung 1: Liste freizugebender Bestellungen

Beim elektronischen Versand einer Bestellung an den Buchhändler erfolgt eine Trennung in genehmigte und noch zu überprüfende Bestellungen. Letztere werden automatisch an die entsprechende Bestellfreigabe geschickt.

In diesem Fall wurden Sie und der bestellende Mitarbeiter jeweils darüber informiert, dass eine Bestellfreigabe notwendig ist. Sie sehen in Abb.1 neben den Bestelldaten einen Link „Weiter“, der Sie nach einem Klick in die Detailsicht der Bestellfreigabe leitet.

Abbildung 2: Detailansicht Bestellfreigabe

Die Detailansicht enthält Informationen zu Titel und Preis der einzelnen Artikel einer Bestellung. Bei einer Bestellung mit mehreren Bestellpositionen können einzelne Positionen durch Klick auf das Papierkorbsymbol aus der Bestellung gestrichen werden. Soll die ganze Bestellung abgelehnt werden, kann der Link „Bestellung ablehnen und löschen“ verwendet werden, wodurch die Bestellung gelöscht und Ihr Mitarbeiter über die Ablehnung informiert wird. Wenn die ganze Bestellung oder Teile davon freigegeben werden können, wird der Link „Bestellung freigeben“ verwendet und die (Teil-) Bestellung wird an den Buchhändler verschickt. Ihr Mitarbeiter wird per Mail über den Versand der Bestellung und mögliche Modifikationen unterrichtet.