Modul Umlaufzettelverwaltung

Umlaufzettel werden für Zeitschriftenhefte verwendet. Sie vermerken die Namen der Leser, die das jeweilige Heft in der angegebenen Reihenfolge erhalten sollen. Es werden Datum und Namenskürzel für die Weitergabe auf dem Umlaufzettel vermerkt, um den Umlauf später nachvollziehen zu können.

Umlaufzettel werden in den meisten Fällen bei Eingang eines neuen Heftes ausgedruckt und daran befestigt.

Anlegen und Bearbeiten

Durch Anklicken des Hauptmenüs Bibliothek gelangen Sie zur Umlaufzettelverwaltung. Dieses Modul bietet zwei Einstiegsvarianten: Umlaufzettel anlegen und Umlaufzettel bearbeiten.

Umlaufzettel anlegen

Mit einem Klick auf Umlaufzettel anlegen öffnet sich ein Kombinationsfeld. Darin sind die Titel gelistet, für die Sie laufende Abonnements haben. Rechts neben der Auswahlliste ist die Funktion Filter integriert. Diese unterstützt die Suche in umfangreichen Abonnementlisten.

Sie klicken nun die Zeitschrift Ihrer Wahl an und erstellen hiermit einen Umlaufzettel. Das heißt, der Titel der Zeitschrift wird automatisch vom Umlaufzettel übernommen, weitere Details müssen noch von Ihnen eingegeben werden.

Die erste Eingabe betrifft das Textfeld Name des Umlaufzettels. Die Eingabe sollte nach einem bestimmten Schema erfolgen, da sie mit der Funktion Umlaufzettel auswählen verknüpft wird und als Suchkriterium dient.

Beispielsweise könnte die Regel für die Eingabe lauten: Titel plus Standort! Angenommen Ihr Unternehmen bestellt zwei Fortsetzungen von 'AJP Aktuelle Juristische Praxis' und die sollen den Bibliotheken der Kanzlei und des Kundenservice zugeordnet werden. Der 'Name des Umlaufzettels' wird zweimal vergeben und könnte folgendermaßen gekennzeichnet sein: a) AJP – Kanzlei, sowie b) AJP – Kundenservice. Die zwei neu angelegten Umlaufzettel werden jetzt gespeichert und zukünftig über 'Umlaufzettel auswählen' neu aufgerufen.

Bitte unbedingt beachten: die Suche nach einem vorhandenen Umlaufzettel kann nur erfolgreich sein, wenn die Suchbegriffe mit den aktuellen Bezeichnungen im Textfeld 'Name des Umlaufzettels' identisch sind. In obigem Beispiel können Sie den Suchbegriff 'AJP' eingeben und erhalten zwei Suchtreffer. Sie wählen dann aus, für welche Abteilung Sie den Umlaufzettel bearbeiten möchten.

Die Eingabekriterien für das nächste Textfeld Umlaufzettelüberschrift unterliegen ebenfalls festen Vorgaben. Es bietet sich an, dieses Eingabefeld mit den aktuellen Daten fortlaufender Lieferungen zu füllen. Das sind beispielsweise die Nummer des Heftes, Monat und Jahr des Erscheinens. Danach könnten bei Bedarf Vermerke über Beilagen oder Themenhefte angebracht werden.

Im folgenden Schritt filtern Sie mit Hilfe des Kombinationsfeldes User auswählen die Mitarbeiter heraus, deren Name auf dem Verteiler stehen soll. Noch nicht gelistete Mitarbeiter sind von der Firmenkundenverwaltung neu anzulegen. Innerhalb des Menüs Umlaufzettelverwaltung ist es nicht möglich, die Namen neuer Mitarbeiter einzupflegen.

Die Reihenfolge der Namen auf dem Umlaufzettel ist veränderbar, indem Sie mit den Richtungspfeilen die Namen nach oben oder unten verschieben.

Das optionale Textfeld Anmerkungen wird in der Regel für individuelle Anweisungen genutzt; z. B. 'eine Woche maximaler Verbleib per Nutzer'.

Ebenfalls optional sind die Textfelder Rückgabe an (Person) und Abgabe an (Ort).

Die Funktion Umlaufzettel speichern sollte regelmäßig eingesetzt werden um zu vermeiden, dass neue Eingaben verloren gehen.

Umlaufzettel bearbeiten

Sie klicken auf die Einstiegsvariante Umlaufzettel bearbeiten, wenn Sie den Erhalt eines Heftes dokumentieren möchte. Nehmen wir als Beispiel eine neue Lieferung von 'AJP – Aktuelle Juristische Praxis'. Der Umlaufzettel ist bereits angelegt, Sie müssen ihn nur noch im elektronischen Bestand aufrufen. Sie nutzen dafür das Kombinationsfeld Umlaufzettel auswählen. Zusätzlich beschleunigen Sie die Suche, indem Sie beispielsweise in das Textfeld der Funktion Filter den Suchbegriff 'AJP' eingeben und sofort die bereits oben beschriebenen zwei Suchtreffer erhalten.

Im nächsten Arbeitsschritt werden im Textfeld 'Umlaufzettelüberschrift' die Daten der neuen Lieferung eingegeben. Das bedeutet, die Lieferdaten des vorhergehenden Heftes werden überschrieben und gespeichert. Die AJP erscheint beispielsweise monatlich. Der Umlaufzettel 'AJP – Aktuelle Juristische Praxis' muss deshalb - zumindest was die Monatsangabe betrifft – bei Eingang des Heftes aktualisiert werden.

Im Anschluss überprüfen Sie die Namen auf der Verteilerliste. Gegebenenfalls erweitern Sie die Liste mit Hilfe des Kombinationsfeldes User auswählen. Die Funktion des Papierkorbes wird aktiviert, wenn Namen von der Verteilerliste zu entfernen sind. Änderungen werden erst nach dem Anklicken von Umlaufzettel speichern übernommen. Danach ist der Vorläufer des aktuellen Umlaufzettels nicht länger im Speicher vorhanden.

Drucken und Layout ändern.

Ein Ausdruck des elektronischen Umlaufzettels wird über Umlaufzettel drucken erzeugt. Diese Funktion ist am Ende des Menüs Umlaufzettel bearbeiten integriert.

Es ist wichtig, vor dem Drucken zu überprüfen, dass ein Layoutformat zugewiesen wurde, beispielsweise Aktuelles Drucklayout: 'Standard'! Diese Druckvorlage wird über das Kombinationsfeld der Funktion Drucklayout ändern aufgerufen. Sie können mit entsprechenden Zugriffsrechten aus mehreren Druckvorlagen wählen.

Die Funktion Layout herunterladen ermöglicht es, den Umlaufzettel individuell zu gestalten. Sie erhalten bei entsprechender Berechtigung Zugriff auf ein XSLT Layoutformat, für dessen weitere Bearbeitung professionelle Kenntnisse in der XSLT Programmierung zwingend erforderlich sind.

Ein neues Drucklayout wird über die Funktion Neues Layout hinzufügen hochgeladen und für die Nutzung bereitgestellt.